Cyfrowa transformacja floty: bezobsługowy carsharing korporacyjny

Kluczowe informacje o projekcie

Startup Ecologic.io zwrócił się do naszego zespołu z pomysłem stworzenia kompleksowego rozwiązania,  które pozwoli firmom zarządzać samochodami służbowymi bez angażowania działu administracji. Klienci korporacyjni potrzebowali rozwiązania, które umożliwiłoby rezerwację pojazdu przez aplikację mobilną, automatyczne wydawanie kluczyków i cyfrowe rozliczanie przejazdów, eliminując papierowe procesy i błędy ludzkie. Nasz zespół opracował pełną koncepcję techniczną i architekturę systemu Ecologic.io Corporate Car Sharing – od integracji mobilnej aplikacji z urządzeniami IoT (KeyBox), przez backendową platformę zarządzania flotą, po automatyczne generowanie protokołów i raportów użytkowania.

O kliencie

Ecologic.io to dynamiczny startup technologiczny, który od ponad dekady wyznacza kierunek cyfrowej transformacji w branży zarządzania flotą samochodową. Od początku swojej działalności Ecologic.io konsekwentnie buduje pozycję lidera w segmencie Corporate Car Sharing i Fleet Automation, łącząc technologie mobilne, IoT i machine learning w spójne, skalowalne rozwiązanie SaaS. Systemy firmy wykorzystywane są przez największe marki, m.in. Unilever, Philip Morris, PKO Leasing, Santander czy Provident, zapewniając im pełną transparentność i kontrolę nad wykorzystaniem floty.

Wstępne wymagania

Zespół Ecologic.io zwrócił się do nas z ambitnym założeniem: stworzyć kompleksową platformę, która umożliwi przedsiębiorstwom prowadzenie w pełni bezobsługowego systemu car poolingu — od rezerwacji pojazdu po jego automatyczne rozliczenie.

W momencie rozpoczęcia współpracy, na rynku flotowym brakowało rozwiązania, które potrafiłoby w sposób płynny połączyć trzy obszary:

1. zarządzanie dostępnością pojazdów w czasie rzeczywistym, 
2. automatyczne wydawanie i zwracanie kluczyków, 
3. pełną digitalizację protokołów i raportów użytkowania. 

Ecologic.io chciało, aby cały proces — dotychczas oparty na arkuszach Excel, komunikacji mailowej i fizycznej wymianie kluczyków — został przekształcony w cyfrowy ekosystem łączący użytkownika, flotę i infrastrukturę.

Wyzwanie

Projekt stworzenia systemu Corporate Car Sharing dla Ecologic.io stanowił złożone przedsięwzięcie inżynieryjne, wymagające połączenia infrastruktury fizycznej z cyfrową platformą zarządzania flotą.

Największym wyzwaniem okazało się opracowanie zarządzalnej i bezpiecznej architektury dyspozytorni kluczy, która mogłaby funkcjonować w rozproszonych środowiskach korporacyjnych – często o odmiennej infrastrukturze sieciowej, politykach bezpieczeństwa i standardach integracji.

Każdy KeyBox musiał działać jako autonomiczny węzeł IoT – zdolny do komunikacji z centralnym serwerem, walidacji rezerwacji w czasie rzeczywistym oraz synchronizacji statusu kluczyków z aplikacją mobilną użytkownika. Urządzenia te wymagały stabilnej komunikacji poprzez zabezpieczone kanały (HTTPS/MQTT), a także odporności na lokalne awarie sieci czy opóźnienia w transmisji danych.

Z perspektywy systemowej kluczowe było zapewnienie:

• centralnego zarządzania i monitoringu tysięcy urządzeń KeyBox z poziomu panelu administracyjnego, 
• modułowej integracji z infrastrukturą klienta – m.in. Active Directory, VPN, systemami ERP i narzędziami HR, 
• synchronizacji danych o użytkownikach, rezerwacjach i pojazdach pomiędzy wieloma środowiskami chmurowymi i lokalnymi, 
• oraz zachowania spójności danych w scenariuszach offline i awaryjnych.

Dodatkową złożoność wprowadzał fakt, że system miał być wdrażany u klientów o różnej dojrzałości technologicznej – od globalnych korporacji z rozbudowaną infrastrukturą IT po firmy średniej wielkości korzystające z lokalnych serwerów.

Cele projektu

Celem współpracy z zespołem Ecologic.io było stworzenie skalowalnej, bezobsługowej platformy carsharingowej dla flot korporacyjnych, zdolnej do działania w różnych środowiskach IT oraz w pełnej zgodności z wewnętrznymi politykami bezpieczeństwa klientów.

Kluczowe cele projektu obejmowały:

1. Automatyzacja procesów flotowych – pełne wyeliminowanie manualnej obsługi rezerwacji, wydawania kluczyków i prowadzenia protokołów papierowych. 
2. Centralne zarządzanie urządzeniami KeyBox – możliwość zdalnej konfiguracji, monitoringu i aktualizacji tysięcy skrzynek kluczy w różnych lokalizacjach klientów. 
3. Integracja z infrastrukturą IT korporacji – zapewnienie zgodności z systemami Active Directory, ERP, VPN oraz standardami SSO i audytu bezpieczeństwa. 
4. Zapewnienie wysokiej dostępności i odporności systemu – utrzymanie SLA na poziomie 99% i możliwość nieprzerwanego działania nawet przy chwilowych utratach łączności. 
5. Standaryzacja rozliczeń i raportów użytkowania – automatyczne generowanie protokołów i historii przejazdów dla każdego kierowcy, dostępnych online dla działów HR, finansów i administracji. 
6. Skalowalność i elastyczność wdrożeń – architektura umożliwiająca obsługę tysięcy pojazdów i użytkowników, z możliwością dostosowania do polityk flotowych różnych klientów.

Opis rozwiązania

Zaprojektowany przez nas system Ecologic.io Corporate Car Sharing został oparty na architekturze modułowej, która łączy aplikację mobilną użytkownika, chmurowy backend, system zarządzania urządzeniami KeyBox oraz panel administracyjny dla operatorów floty.

Całość tworzy spójny ekosystem umożliwiający pełne, cyfrowe zarządzanie samochodami pulowymi — od rezerwacji i odbioru pojazdu po rozliczenie i raportowanie przejazdu.

Warstwa mobilna

Aplikacja mobilna stanowi punkt kontaktu użytkownika z systemem.

Pozwala na:

• rezerwację dostępnych pojazdów w czasie rzeczywistym,
• odbiór i zwrot kluczyka poprzez autoryzację w KeyBoxie,
• zgłaszanie zdarzeń, uszkodzeń i przeglądów,
• włączanie trybu prywatnego jazdy oraz automatyczne rozliczanie tras.

Warstwa IoT – Ecologic KeyBox

Kluczowym elementem systemu jest inteligentna skrzynka KeyBox, wyposażona w moduły komunikacji sieciowej i kontrolery dostępu.

Każda skrzynka działa jako autonomiczny węzeł IoT, który:

• łączy się z chmurowym API przez bezpieczny kanał (HTTPS/MQTT),
• weryfikuje rezerwację kierowcy,
• wydaje lub przyjmuje kluczyk zgodnie z uprawnieniami,
• synchronizuje dane o statusie kluczy w czasie rzeczywistym.

System zarządza tysiącami KeyBoxów w wielu lokalizacjach, umożliwiając centralny monitoring, zdalne aktualizacje firmware’u oraz diagnostykę w czasie rzeczywistym.

Panel administracyjny

Panel webowy zapewnia zespołom flotowym i administratorom IT:

• pełen wgląd w dostępność i historię pojazdów,
• możliwość zarządzania użytkownikami i uprawnieniami,
• podgląd w czasie rzeczywistym stanu KeyBoxów,
• generowanie raportów, protokołów i alertów serwisowych.

Wdrożony system obsługuje integrację SSO, LDAP i polityki dostępu korporacyjnego, co umożliwia jego uruchomienie w organizacjach o wysokich wymaganiach bezpieczeństwa IT.

Rezultaty i efekty biznesowe

Wdrożony system Ecologic.io Corporate Car Sharing zrewolucjonizował sposób zarządzania samochodami pulowymi w organizacjach korporacyjnych, zapewniając pełną automatyzację procesów, skalowalność i niezawodność działania.

Efekty biznesowe dla klientów Ecologic.io

• Redukcja kosztów administracji floty o 30–40% dzięki eliminacji manualnych procesów. 
• Skrócenie czasu obsługi rezerwacji z kilku minut do kilku sekund. 
• Zwiększenie wykorzystania floty o 20–25% dzięki centralnemu kalendarzowi dostępności. 
• Pełna transparentność i rozliczalność użytkowania pojazdów – każda rezerwacja, wydanie i zwrot są rejestrowane cyfrowo.

System Ecologic.io stał się kluczowym narzędziem dla działów flotowych i administracyjnych, wspierając digitalizację procesów operacyjnych oraz realizację celów zrównoważonego rozwoju (ESG).

Opinia klienta

Od początku wiedzieliśmy, że chcemy stworzyć coś więcej niż aplikację do zarządzania flotą, naszym celem było zbudowanie infrastruktury, która pozwoli firmom prowadzić carsharing korporacyjny w sposób całkowicie bezobsługowy. Partner technologiczny, z którym współpracujemy od pierwszego dnia, pomógł nam przełożyć tę wizję na stabilny i skalowalny system, który działa w produkcji nieprzerwanie od wielu lat.