Czym jest Gamuza?

Firma Gamuza odpowiada za bezpieczeństwo sieci energetycznych w Polsce i na rynkach europejskich. Firma realizuje kompleksowe zarządzanie roślinnością wzdłuż infrastruktury przesyłowej i dystrybucyjnej, działa na dużych obszarach geograficznych oraz współpracuje z licznymi jednostkami administracyjnymi i właścicielami nieruchomości. Skala operacji obejmuje tysiące lokalizacji wymagających oceny, dokumentacji i koordynacji, co tworzy środowisko o wysokiej złożoności operacyjnej.

Wstępne wymagania

Klient szukał cyfrowego rozwiązania, które zapewni pełne odwzorowanie procesu realizacji wycinki drzew w oparciu o dane geoprzestrzenne, ponieważ dotychczasowe działania były rozproszone i wymagały intensywnej pracy manualnej. Kluczowym wyzwaniem była dystrybucja danych w terenie, gdzie ponad stu pracowników wykonywało zadania jednocześnie w wielu lokalizacjach, a obsługę administracyjną realizował dziesięcioosobowy zespół biurowy. Firma oczekiwała systemu, który pozwoliłby przekształcić te działania w spójny model cyfrowy obejmujący identyfikację drzew, przypisanie współrzędnych, powiązanie ich z działkami oraz pełną obsługę formalności. Celem było zapewnienie jednej platformy do precyzyjnego planowania i koordynowania prac, tak aby dane były dostępne natychmiast i w identycznej formie zarówno dla osób w biurze, jak i dla zespołów terenowych.

Wyzwanie

Dotychczasowy proces opierał się na pracy w Quantum GIS, gdzie technicy nanosili dane katastralne, przebieg linii przesyłowych oraz lokalizacje drzew wymagających wycinki po wizji terenowej, jednak informacje te pozostawały odseparowane od procesu administracyjnego. Dział administracji pracował głównie w Excelu, obsługując ręcznie wyszukiwanie właścicieli działek, rejestrowanie zgód, prowadzenie procedur wyłączeń napięcia oraz dokumentowanie odbiorów. Pracownicy musieli jednocześnie operować na tysiącach działek, co powodowało dużą podatność na błędy oraz znacząco wpływało na rotację w zespole. Brak integracji danych geoprzestrzennych z procesami administracyjnymi prowadził do przeciążenia pracą, opóźnień i trudności w koordynowaniu działań między terenem a biurem, szczególnie w okresach największej intensywności prac.

Przebieg projektu i zastosowane rozwiązania

Zespół pracujący dla klienta skupił się przekształceniu rozproszonego i obciążającego proces wycinki drzew w spójny, zautomatyzowany i w pełni kontrolowalny model pracy, który integruje dane terenowe, geoprzestrzenne i administracyjne w jednej platformie.

Aby to osiągnąć, projekt zakładał realizację następujących elementów:

• Połączenie danych geoprzestrzennych z pełnym procesem administracyjnym w jednym systemie.
• Przyspieszenie pracy techników poprzez eliminację manualnego wyszukiwania informacji o działkach i właścicielach.
• Ujednolicenie rejestrowania zgód, procedur wyłączeń napięcia oraz dokumentacji odbiorów.
• Odciążenie działu administracji i ograniczenie błędów wynikających z pracy na tysiącach działek w Excelu.
• Zapewnienie natychmiastowej dystrybucji aktualnych danych do zespołów pracujących w terenie.
• Zwiększenie przewidywalności realizacji prac wycinkowych oraz poprawa koordynacji między terenem a biurem.

Efekt wdrożenia

Opracowane rozwiązanie połączyło dane terenowe, dane katastralne z Geoportalu oraz cały proces administracyjny w jednym środowisku, co pozwoliło stworzyć centralny punkt koordynacji pracy wielu ról operacyjnych. System odzwierciedla każdy etap realizacji wycinki, ponieważ wspiera inwentaryzację drzew, obsługę formalności, planowanie prac oraz dokumentację odbiorową, a wszystkie te działania przebiegają w ramach jednego spójnego modelu.

Integracja z Quantum GIS i Geoportalem umożliwia automatyczne przypisanie działki na podstawie współrzędnych przekazanych przez inwentaryzatora. System pobiera numer ewidencyjny działki oraz dane właściciela, dzięki czemu użytkownik nie musi wykonywać ręcznych wyszukiwań. Informacje trafiają następnie do modułów administracyjnych, które prowadzą pracownika przez rejestrowanie zgód, przygotowanie procedur wyłączeń napięcia oraz kompletowanie dokumentacji odbiorowej.

W dystrybucji korespondencji wprowadzono integrację z usługą Envelo, co pozwala automatycznie generować i wysyłać listy do właścicieli działek. Dział administracji nie przygotowuje korespondencji ręcznie, co zwiększa tempo pracy i ogranicza ryzyko błędów.

Platforma stała się centrum pracy dla kluczowych ról takich jak inwentaryzator, kierownik projektu, pracownik administracji oraz kierownik wycinki. Wszyscy pracują na tych samych danych, aktualizowanych w czasie rzeczywistym, co zapewnia spójność informacji oraz ułatwia koordynację działań na dużą skalę. Dzięki temu technicy w terenie otrzymują natychmiast dostęp do najnowszych danych, administracja pracuje w uporządkowanym procesie, a kierownicy projektów i wycinek mogą monitorować przebieg prac i szybciej podejmować decyzje.

Rezultaty biznesowe

Wprowadzenie zintegrowanego systemu zarządzania wycinką przyniosło firmie Gamuza znaczące korzyści operacyjne i biznesowe, ponieważ scaliło działania terenowe, administracyjne i planistyczne w jedną przewidywalną strukturę. Efekty wdrożenia obejmują:

• Skrócenie czasu pozyskiwania informacji o działkach i właścicielach, ponieważ proces identyfikacji odbywa się automatycznie na podstawie współrzędnych.
• Zmniejszenie liczby błędów dokumentacyjnych dzięki standaryzacji i odejściu od pracy na rozproszonych arkuszach Excel.
• Znaczące odciążenie działu administracji, który nie musi już obsługiwać tysięcy rekordów ręcznie ani przygotowywać korespondencji bez wsparcia systemowego.
• Poprawę koordynacji pracy inwentaryzatorów, kierowników projektów, administracji i kierowników wycinki dzięki jednemu źródłu aktualnych informacji.
• Zwiększenie przewidywalności działań terenowych, co ułatwia planowanie wyłączeń napięcia oraz harmonogramowanie prac w wielu lokalizacjach jednocześnie.
• Wzrost efektywności operacyjnej techników, ponieważ dane terenowe są automatycznie powiązane z działkami i trafiają do administracji bez opóźnień.
• Redukcję rotacji w dziale administracji w wyniku ograniczenia najbardziej uciążliwych i podatnych na błędy czynności manualnych.
• Ułatwienie nadzoru i raportowania, ponieważ cały proces realizacji wycinki jest monitorowany z jednego miejsca, co wspiera podejmowanie szybkich i trafnych decyzji.

Opinia klienta

Współpraca z zespołem tworzącym system była dla nas bardzo dużym wsparciem, ponieważ od początku rozumieli złożoność naszych procesów i potrafili przełożyć ją na praktyczne rozwiązania. Każdy etap projektu był prowadzony w sposób uporządkowany, a proponowane usprawnienia wynikały z realnych obserwacji pracy w terenie i w administracji. Dzięki temu otrzymaliśmy narzędzie, które rzeczywiście odpowiada na nasze potrzeby.