Od kart papierowych do przewidywalności: cyfrowe rozliczanie tras i paliwa

Kluczowe informacje

GoMobility zaprojektowało i wdrożyło modułowy system, który cyfryzuje karty drogowe, ewidencję czasu pracy i rozliczenia paliwa w firmie transportowej zarządzającej wielopojazdową flotą. Platforma łączy w jednym miejscu pracę kierowców, dane telemetryczne, kontrakty oraz automatyczne rozliczenia, tworząc spójne i wiarygodne źródło danych – od pierwszego kilometra aż po miesięczne zestawienia. W efekcie czas rozliczeń skrócono z kilku dni do jednego dnia, wyeliminowano rozbieżności w danych, a kierownictwo zyskało bieżący wgląd w rentowność kontraktów i zużycie paliwa. Architektura systemu została zaprojektowana z myślą o skalowalności i łatwej integracji z istniejącymi systemami TMS, ERP i telematyką, zapewniając jednocześnie wysoką niezawodność i bezpieczeństwo danych.

Informacje o firmie

Z uwagi na obowiązującą umowę o poufności (NDA), nazwa klienta nie może zostać ujawniona. Możemy jednak wskazać, że jest to jeden z największych podmiotów w Polsce specjalizujących się w budowie infrastruktury drogowej i kolejowej. Firma realizuje projekty o wysokim stopniu złożoności technicznej, obejmujące zarówno duże kontrakty publiczne, jak i inwestycje komercyjne.

Flota przedsiębiorstwa liczy około 200 pojazdów, w tym samochody ciężarowe, wywrotki, koparki, walce oraz inny sprzęt budowlany i transportowy. Skala działalności powoduje, że firma funkcjonuje w środowisku zróżnicowanego parku maszynowego i wielu scenariuszy realizacji zadań — od transportu materiałów po prace terenowe wymagające precyzyjnego raportowania czasu, przebiegu i zużycia paliwa.

W tak dynamicznym otoczeniu kluczowym wyzwaniem operacyjnym stała się spójność danych o wykorzystaniu sprzętu oraz możliwość ich szybkiego rozliczenia między działami logistyki, finansów i projektów.

Zapytanie i oczekiwania klienta

Klient zwrócił się do GoMobility z prośbą o analizę możliwości cyfryzacji procesu obsługi kart drogowych i rozliczania paliwa. Dotychczasowy model opierał się na dokumentach papierowych oraz arkuszach Excel, które były uzupełniane ręcznie przez kierowców i operatorów sprzętu. Proces ten generował duże obciążenie administracyjne i powodował błędy w raportowaniu.

Zespół klienta oczekiwał rozwiązania, które:

uprości codzienną ewidencję pracy kierowców i operatorów,
pozwoli automatycznie powiązać dane z liczników i telematyki z rozliczeniami kontraktów,
zapewni przejrzystość i kontrolę nad zużyciem paliwa,
będzie możliwe do wdrożenia w sposób iteracyjny, bez przerywania bieżących operacji.

W pierwszej rozmowie klient zakładał, że wystarczy stworzyć cyfrowy odpowiednik karty drogowej, jednak analiza przedwdrożeniowa GoMobility wykazała, że znacznie większą wartość przyniesie zintegrowanie całego procesu — od momentu rozpoczęcia dniówki przez kierowcę po automatyczne generowanie zestawień dla działu finansowego.

Wyzwanie

Największym wyzwaniem projektu okazało się przekształcenie wieloletnich, mocno utrwalonych procesów operacyjnych w spójny, cyfrowy system. Organizacja przez lata wypracowała własne metody ewidencji tras, czasu pracy i zużycia paliwa — dopasowane do potrzeb poszczególnych kontraktów i kierowników budów. Choć elastyczne, procesy te były trudne do ujednolicenia i standaryzacji, a każda zmiana wymagała szerokiej akceptacji wśród użytkowników terenowych.

Drugim obszarem trudności była silna zależność od arkuszy Excel, które umożliwiały niemal nieograniczoną swobodę tworzenia wyjątków, formuł i indywidualnych sposobów rozliczania. Dla użytkowników stanowiło to wygodę, ale z perspektywy zarządzania danymi — powodowało brak kontroli, brak jednoznaczności logiki biznesowej i podatność na błędy.

Trzecim istotnym wyzwaniem była fragmentacja danych telemetrycznych i paliwowych. System monitorowania pojazdów oraz sondy paliwa nie były ściśle powiązane z danymi o trasach i dniówkach, przez co przyporządkowanie tankowań i przebiegów do konkretnych zadań odbywało się manualnie. Prowadziło to do rozmycia logiki rozliczeń i ograniczonej możliwości weryfikacji efektywności zużycia paliwa.

Zaprojektowanie nowego systemu wymagało więc nie tylko stworzenia oprogramowania, ale przede wszystkim rekonstrukcji istniejących procesów w sposób, który zachowa elastyczność użytkowników terenowych, a jednocześnie zapewni spójność i automatyzację na poziomie całej organizacji.

Cele projektu

Wspólnie z zespołem klienta zdefiniowano cele, które miały połączyć potrzeby operacyjne kierowców i operatorów z oczekiwaniami zarządu w zakresie raportowania, kosztów i przewidywalności. Cele zostały określone w sposób mierzalny i strategiczny, obejmując zarówno aspekty organizacyjne, jak i technologiczne:

Cyfryzacja procesu rozliczeń tras i dniówek – zastąpienie papierowych kart drogowych i arkuszy Excel jednym, spójnym systemem dostępnym z poziomu przeglądarki i aplikacji mobilnej.
Automatyzacja przepływu danych – powiązanie danych z telematyki, liczników i sond paliwa z kartami drogowymi oraz kontraktami, tak aby eliminować ręczne wprowadzanie i korekty.
Standaryzacja zasad rozliczeń – odwzorowanie logiki wyjątków i reguł biznesowych w systemie w sposób kontrolowany, możliwy do utrzymania i audytowalny.
Zwiększenie przejrzystości kosztów – zapewnienie menedżerom i działom finansowym dostępu do wiarygodnych raportów o spalaniu, przebiegach i rentowności kontraktów w czasie rzeczywistym.
Skrócenie czasu rozliczeń – ograniczenie procesu miesięcznego zestawiania danych z kilku dni do kilku godzin dzięki automatyzacji i centralizacji informacji.
Zapewnienie skalowalności i integracji – zaprojektowanie architektury gotowej do współpracy z innymi systemami klasy TMS, ERP i narzędziami telemetrycznymi, z możliwością dalszej rozbudowy.

Opis rozwiązania

Zespół GoMobility zaprojektował i wdrożył kompleksowy system obsługi kart drogowych, który połączył dane z różnych źródeł – kierowców, telematyki, sond paliwa i kontraktów – w jedno, spójne środowisko analityczno-operacyjne. System został opracowany w architekturze modułowej i skalowalnej, co pozwala na jego dalszy rozwój oraz integrację z zewnętrznymi systemami klasy TMS, ERP i platformami telemetrycznymi.

Kluczowe założenia architektury

Warstwa mobilna (Driver App) – aplikacja webowa dostępna na urządzeniach kierowców i operatorów sprzętu. Umożliwia rozpoczęcie i zakończenie dniówki, wybór pojazdu i naczepy, uzupełnienie checklisty, rejestrowanie tras, postojów i tankowań oraz dodawanie zdjęć dokumentów (np. WZ).
Warstwa integracyjna (Data Hub) – odpowiada za zbieranie i synchronizację danych z systemów telematycznych, czujników paliwa oraz liczników pojazdów. Mechanizm mapowania i walidacji danych eliminuje błędy wynikające z różnic w formatach i częstotliwości pomiarów.
Warstwa biznesowa (Contracts & Settlements) – logika przetwarzania danych operacyjnych w rozliczenia kontraktów. System automatycznie grupuje trasy w dniówki, przypisuje je do projektów i stosuje zdefiniowane reguły rozliczeń (stawki godzinowe, kilometrowe, tonażowe, progi 60 km itp.).
Warstwa analityczna (Analytics & Dashboards) – panele dla menedżerów logistyki, finansów i zarządu. Zawierają raporty o spalaniu, efektywności wykorzystania floty, porównaniu planowanych i rzeczywistych tras, a także alerty odchyleń i anomalnych tankowań.
Warstwa administracyjna (Configuration & Rules Engine) – panel konfiguracyjny pozwalający samodzielnie definiować zasady rozliczeń, progi kosztowe, typy pojazdów, stawki i jednostki pomiarowe bez ingerencji programistycznej.

System został zaprojektowany w duchu operacyjnej przewidywalności – każde zdarzenie terenowe przekłada się automatycznie na aktualizację danych rozliczeniowych i analitycznych, dzięki czemu menedżerowie mogą reagować na odchylenia jeszcze w trakcie realizacji kontraktu, a nie dopiero po jego zakończeniu.

Wdrożenie systemu przez GoMobility przyniosło klientowi wymierne korzyści zarówno operacyjne, jak i strategiczne. Cyfryzacja procesu obsługi kart drogowych nie była jedynie usprawnieniem administracyjnym — stała się fundamentem dla zarządzania kosztami, produktywnością i przewidywalnością operacji floty.

Kluczowe wyniki

Skrócenie czasu rozliczeń o 80% – miesięczne zestawienia, które wcześniej wymagały 2–3 dni pracy w Excelu, są teraz generowane w ciągu kilku godzin dzięki automatycznemu przetwarzaniu danych z telematyki i kart drogowych.
Redukcja błędów i nieścisłości o ponad 70% – eliminacja ręcznego przepisywania danych i standaryzacja logiki wyjątków znacząco poprawiły jakość raportów finansowych i operacyjnych.
Pełna przejrzystość zużycia paliwa – każde tankowanie jest automatycznie przypisywane do dniówki i kontraktu, co umożliwia szybkie wykrywanie anomalii, rozbieżności i potencjalnych strat paliwa.
Zwiększenie efektywności wykorzystania floty – analiza tras, przestojów i stylu jazdy pozwoliła na lepsze planowanie zadań i redukcję nieproduktywnego czasu pracy pojazdów.
Zintegrowane raportowanie dla zarządu – menedżerowie logistyki, finansów i kontraktów uzyskali dostęp do wspólnego panelu KPI, umożliwiającego analizę rentowności projektów w ujęciu dziennym i miesięcznym.

System wdrożony przez GoMobility nie tylko usprawnił procesy, ale zmienił sposób, w jaki organizacja zarządza danymi i decyzjami w obszarze transportu i sprzętu budowlanego – przekształcając rozliczenia z czynności administracyjnej w źródło strategicznych informacji o efektywności operacyjnej.

Opinia klienta

To wdrożenie zmieniło sposób, w jaki myślimy o danych. Wcześniej rozliczenia traktowaliśmy jako obowiązek administracyjny — dziś są one źródłem wiedzy o rentowności kontraktów i efektywności sprzętu. Zespół GoMobility doskonale zrozumiał naszą specyfikę i zaprojektował rozwiązanie, które łączy prostotę obsługi dla kierowcy z precyzją analityki dla zarządu.
— Kierownik ds. logistyki i sprzętu

System do Obsługi Kart Drogowych