Bezpłatna konsultacja 
O KLIENCIE
Ze względu na umowę o poufności (NDA) nazwa klienta pozostaje niejawna. Jest to jeden z największych podmiotów w Polsce specjalizujących się w budowie infrastruktury drogowej i kolejowej. Firma zarządza flotą około 200 różnorodnych pojazdów (ciężarówki, sprzęt budowlany) i realizuje wysoce złożone inwestycje publiczne oraz komercyjne.
O Projekcie
System Obsługi Kart Drogowych to kompleksowe środowisko analityczno-operacyjne, które w pełni cyfryzuje zarządzanie pracą kierowców, spinając telematykę z zaawansowanymi regułami rozliczeń.
Wdrożony u jednego z największych podmiotów infrastrukturalnych w Polsce obsługującego flotę ponad 200 pojazdów, pozwala precyzyjnie kontrolować zużycie paliwa, czas pracy i rentowność skomplikowanych kontraktów. Dzięki inteligentnej centralizacji rozproszonych danych i zastąpieniu papierowych kart drogowych oraz arkuszy Excel, platforma nie tylko dynamicznie przyspiesza administrację, ale zmienia sposób podejmowania decyzji finansowych i logistycznych firmy.
WSTĘPNE WYMAGANIA / KONSULTING
Ewolucja oczekiwań
Początkowo klient zakładał, że wystarczającym i stosunkowo prostym rozwiązaniem będzie stworzenie wyłącznie cyfrowego odpowiednika papierowej karty drogowej, co miało jedynie uprościć ewidencję dla kierowców i operatorów.
Strategiczna analiza przedwdrożeniowa
Ekspertyza GoMobilityTech szybko wykazała, że podejście to nie wykorzystuje potencjału cyfryzacji. Wskazaliśmy, że znacznie większą wartość biznesową przyniesie zintegrowanie całego procesu systemowo – poczynając od momentu rozpoczęcia dniówki w terenie, poprzez zbieranie danych z maszyn, aż po automatyczne wygenerowanie gotowych zestawień dla działu finansowego i kontraktów.
WYZWANIE / ANALIZA
Cyfryzacja wieloletnich, zróżnicowanych procesów
Największym wyzwaniem operacyjnym było przekształcenie mocno utrwalonych procesów w jeden, spójny organizm. Organizacja na przestrzeni lat wypracowała bardzo elastyczne metody ewidencji tras i zużycia paliwa, dopasowane do indywidualnych wymagań kierowników budów. Zmiana wymagała rekonstrukcji tych przyzwyczajeń w sposób standaryzujący pracę firmy, przy jednoczesnym zdobyciu zaufania i akceptacji u konserwatywnych użytkowników terenowych.
Ekstremalne uzależnienie od arkuszy Excel
Administracja polegała w całości na arkuszach kalkulacyjnych, które pozwalały na tworzenie niemal nieograniczonej swobody rozliczeń, formuł i wyjątków. Choć pozornie wygodne, z perspektywy zarządzania całą organizacją oznaczało to brak pełnej kontroli nad kosztami, rozmycie logiki biznesowej i olbrzymią podatność na opóźnienia oraz błędy ludzkie.
Rozproszone dane telemetryczne i paliwowe
Trzecim istotnym problemem była fragmentacja danych. Systemy monitorowania GPS pojazdów oraz sondy paliwowe działały niezależnie i nie były w żaden sposób powiązane z informacjami o zrealizowanych trasach i dniówkach pracowniczych. Manualne przyporządkowywanie tankowań i przebiegów prowadziło do strat i mocno ograniczało wiarygodną weryfikację efektywności sprzętu w terenie.
CELE PROJEKTU
Kompleksowa cyfryzacja ewidencji
Zastąpienie papierowych kart drogowych oraz ręcznie uzupełnianych arkuszy Excel jednym, spójnym narzędziem systemowym, łatwo dostępnym dla każdego pracownika terenowego oraz biurowego z poziomu aplikacji i przeglądarki.
Automatyzacja i centralizacja przepływu danych
Płynne powiązanie surowych danych pochodzących z telematyki, liczników pojazdów i sond paliwa bezpośednio z wirtualnymi kartami drogowymi oraz przypisanymi kontraktami, tak aby całkowicie wyeliminować ręczne wprowadzanie i korygowanie wartości.
Skrócenie czasu rozliczeń o rzędy wielkości
Optymalizacja miesięcznego procesu zestawiania danych logistycznych – przejście z pracochłonnych kalkulacji zajmujących od kilku do kilkunastu dni, do automatycznego generowania gotowych raportów dla floty w ciągu kilku godzin.
Standaryzacja procesów decyzyjnych (Silnik Reguł)
Wyciągnięcie logiki, stawek i wyjątków z głów pracowników i plików Excel do centralnego systemu operacyjnego, gwarantującego jednolitość i audytowalność wszystkich decyzji finansowych i logistycznych firmy.
Przejrzystość kosztów w czasie rzeczywistym
Dostarczenie menedżerom, kierownikom kontraktów i działom finansowym błyskawicznego dostępu do wiarygodnych wskaźników o spalaniu maszyn, przebiegach tras i rentowności, umożliwiając reagowanie na anomalie w trakcie trwania robót.
Skalowalna architektura i otwartość na systemy (API)
Zaprojektowanie zaawansowanej struktury, która bez problemów zintegruje się z użytkowanymi w firmie rozwiązaniami zewnętrznymi klasy TMS, ERP i zaawansowanymi platformami telemetrycznymi dla sprzętu budowlanego.
Opis rozwiązania
Dla klienta zbudowaliśmy kompleksowy system operacyjny, działający jako centralne środowisko dla logistyki, telematyki i rozliczeń. System został opracowany w architekturze modułowej, co umożliwiło ujednolicenie danych spływających z różnych źródeł (kierowcy, maszyny, sondy) i automatyczne mapowanie ich na rozliczenia kontraktów i projekty budowlane w czasie rzeczywistym.
SZCZEGÓŁY PROJEKTU / WDROŻENIE
Modułowa architektura systemu, podzielona na warstwy (Data Hub, Driver App, Contracts & Settlements), umożliwia płynne przetwarzanie surowych danych logistycznych w ustandaryzowany model rozliczeniowy.
Informacje z różnorodnych urządzeń telemetrycznych trafiają do centralnej bazy, gdzie są na bieżąco mapowane, walidowane i przypisywane do konkretnych projektów budowlanych, skutecznie niwelując rozbieżności z poszczególnych flot.
Platforma została wyposażona w dedykowany silnik reguł (Configuration Engine), pozwalający administracji na redefiniowanie stawek, progów i wyjątków operacyjnych bez żadnej ingerencji programistycznej.
Efektem jest potężne i skalowalne środowisko integrujące procesy TMS i ERP klienta, zdolne do bezbłędnego generowania skomplikowanych zestawień finansowych w ciągu zaledwie kilku godzin.
Warstwa mobilna (Driver App)
Aplikacja webowa dla kierowców i operatorów umożliwiająca start dniówki, rejestrację tras i postojów, a także dodawanie zdjęć dokumentów w czasie pracy z poziomu telefonu.
Warstwa integracyjna (Data Hub)
Silnik odpowiedzialny za zbieranie i synchronizację różnorodnych danych z telematyki, eliminujący błędy wynikające z różnic w formatach urządzeń z floty.
Warstwa biznesowa (Contracts & Settlements)
Moduł automatycznie procesujący dane terenowe i przypisujący zarejestrowane trasy prosto do konkretnych kontraktów, stosując odpowiednie reguły czy stawki.
Warstwa analityczna (Dashboards)
Panele wglądu dla zarządu oraz finansów pozwalające na monitorowanie efektywności floty, spalania i zestawień, a także wysyłające alerty w przypadku odchyleń kosztowych.
Silnik reguł (Configuration Engine)
Rozbudowany panel administracyjny, który pozwala menedżerom samodzielnie rekonfigurować zasady, progi i stawki, bez konieczności jakiejkolwiek ingerencji programistycznej.
Rezultaty i efekty
biznesowe
Cyfryzacja obsługi kart drogowych stała się dla klienta twardym fundamentem do zarządzania kosztami, produktywnością i przewidywalnością całej floty budowlanej. Wdrożenie drastycznie zmieniło charakter rozliczeń z żmudnej czynności administracyjnej w szybkie źródło danych strategicznych.
Skrócenie czasu rozliczeń o 80%: Miesięczne zestawienia, dotychczas tworzone przez 2-3 dni w Excelu, aktualnie zajmują obsłudze kilka godzin.
Redukcja błędów o ponad 70%: Całkowite wyeliminowanie konieczności ręcznego przepisywania danych przełożyło się na bezbłędne, ustandaryzowane raporty dla zarządu.
Pełna przejrzystość zużycia paliwa: System automatycznie przypisuje tankowania do poszczególnych dniówek, demaskując wszelkie anomalie, rozbieżności i potencjalne straty surowca.
Zwiększenie efektywności floty: Dokładna i bieżąca analiza postojów i tras pozwala obecnie na znacząco lepsze planowanie przyszłych zadań dla maszyn w terenie.
Zintegrowane raportowanie dla zarządu: Menedżerowie zyskali centralny panel KPI, dający bieżący, spójny wgląd w analizę opłacalności operacji sprzętowych z perspektywy całego miesiąca i poszczególnych dni.
Opinia klienta
“To wdrożenie zmieniło sposób, w jaki myślimy o danych. Wcześniej rozliczenia traktowaliśmy jako obowiązek administracyjny — dziś są one źródłem wiedzy o rentowności kontraktów i efektywności sprzętu. Zespół GoMobilityTech doskonale zrozumiał naszą specyfikę i zaprojektował rozwiązanie, które łączy prostotę obsługi dla kierowcy z precyzją analityki dla zarządu.”
Kierownik ds. logistyki i sprzętu
Zaufali nam
